FATİH SULTAN MEHMET VAKIF ÜNİVERSİTESİ

ARŞİV YÖNERGESİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1 - (1) Bu yönergenin amacı, Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’ne bağlı akademik ve idari birimlerin arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve arşivlik malzemelerin birim arşivlerine ve sonrasında Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Merkez Arşivi’ne teslimine, bilimsel ve yönetimsel amaçlı kullanılmasına; muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları belirlemektir. Ayrıca, Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi birimlerine ait arşivlerin ve Üniversitenin Merkez Arşivi’nin genel yapısını, çalışma yöntemlerini, hizmet alanlarını ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü arasındaki ilişkiyi düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2 - (1) Bu yönerge, Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlüğü bünyesindeki tüm birimleri kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3 - (1) Bu Yönerge, a) 16/05/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğine, b) 25/03/2005 tarihli ve 25766 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Standart Dosya Planı konulu Başbakanlık Genelgesine (2005/7) dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4 - (1) Bu yönergede geçen;

  1. Üniversite: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’ni
  2. Rektörlük: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlüğü’nü
  3. Merkez Arşivi: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’ne bağlı birimler ile bu birimlerde üretilen ve kesin sonuca bağlanan; yasal, ekonomik ve yönetimsel nedenlerle saklanıp korunmasına ihtiyaç duyulan evrakın, belge yönetim sistemi gereğince, saklama süreleri dolduktan sonra ayıklanarak imha edildiği, kurumsal değeri dolayısıyla sürekli olarak kurumda saklandığı veya araştırma değerine sahip olanların sürekli saklanmak üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne gönderildiği kurumsal merkez arşivini,
  4. Birim Arşivi: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’ne bağlı birimler tarafından üretilen, aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimini,
  5. Aktif Evrak: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’ne bağlı birimler tarafından üretilen, günlük iş akışında düzenli olarak yararlanılan ve bu nedenle üretildikleri birimlerde saklanan evrakı,
  6. Arşivlik Evrak: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’ne bağlı birimler tarafından üretilen, zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayan, yönetimsel, ekonomik, yasal ve bilgisel değere sahip evrakı,
  7. Arşiv Malzemesi: Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Rektörlüğü’ne ait olan ve iş akışında artık yararlanılmayan ve kurumsal değeri dolayısıyla Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Merkez Arşivi’nde saklanan veya bilgisel değer olarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilmesi gereken her türlü yazılı, basılı evrak, defter, resim, plan, proje, harita, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, sanat eseri, her türlü elektronik, optik ve manyetik kayıt, baskı ve benzeri belgeler ile malzemeyi,
  8. Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı: Arşiv Yönetim Sistemi’nin kullanılmasını sağlayan ve Merkez Arşivi’nin işlevini yerine getirmek üzere hazırlanan bilgisayar programını, ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin

Birim ve Kurum Arşivlerinde Saklanması, Yönetimi ve Korunması

 

Genel Konular

MADDE 5 - (1) Merkez Arşivi, arşiv malzemesini teslim almak, saklamak, değerlendirip muhafaza etmek, gereksiz belgelerin ayıklama yöntemini belirlemek ve elindeki belgeleri devamlı kullanılır durumda tutmakla görevlidir.

(2) Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve Merkez Arşivi’ne devredilmesi gereken her tür malzeme üniversitenin malıdır, özel mülkiyet konusu olamaz. Rektörlük bünyesinde kurulmuş ve lağvedilmiş birimlerin belgeleri, eğer bu konuda başka bir birim görevlendirilmemişse, Merkez Arşivi’ne devredilirler.

(3) Üniversite Arşivi hizmet ve faaliyetleri Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı’nın gözetim ve denetiminde, arşiv konusunda eğitim görmüş yöneticiler, arşivciler, uzmanlar, teknisyenler ve büro personelinden oluşan ayrı bir birim tarafından yürütülür.

(4) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne teslim edilene kadar Merkez Arşivi’nde bulunan arşiv malzemesinin ve üniversitenin akademik ve idari birimlerinde saklanan arşivlik evrakın korunmasından ve arşivsel ilkelere uygun biçimde düzenlenmesinden Rektörlük sorumludur.

 

Saklama

MADDE 6 - (1) Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve arşiv malzemesi niteliğini kazanan malzeme, saklama planında belirlenmiş olan süreler çerçevesinde, birim ve Merkez Arşivi’nde saklanır.

(2) Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve arşiv malzemesi niteliğinde olanlarla, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilmesi gerekenlerin devir işlemleri, Üniversitenin Saklama Planı’na göre yapılır. Ayrıca, üniversite Merkez Arşivi’nde belgelerin saklama süreleri, Ticaret Kanunu’na göre 10 (On) yıl, Vergi Usul Kanunu’na ve idari hükümlere göre 5 (Beş) yıl şartlarına da uyar.

(3) Ek 1’de “Arşiv Belgeleri Saklama Planı” verilmiştir.

 

Yönetim

MADDE 7 - (1) Rektörlüğe bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen arşiv malzemesi, evrakın güncelliğini kaybetmesine veya birimlerdeki saklama sürelerini doldurmasına kadar korumak üzere Birim Arşivi’ne; sürekli saklamak veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredene kadar korumak üzere Merkez Arşivi’ne teslim edilir. Merkez Arşivi, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı’na bağlı olarak çalışmalarını yürütür.

 

Koruma Yükümlülüğü

MADDE 8 - (1) Rektörlük, arşiv malzemesini ve arşivlik malzemeyi  yangın,  hırsızlık,  rutubet,  su  baskını,  toz  ve  her  türlü  hayvan  ve  haşerenin zararlarına karşı korumak için gerekli önlemlerin alınmasından; ısı, ışık, havalandırma ve nem ayarlarının düzenlenmesinden sorumludur.

(2) Bu sorumluluk;

  1. Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınması,
  2. Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulması,
  3. Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50–60 arasında tutulması,
  4. Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılması,
  5. Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesi,
  6. Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesi,
  7. Isının mümkün olduğu kadar (kâğıt malzeme 12–15 derece arasında) sabit tutulması hususlarını içerir.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birim ve Kurum Arşivi İşlemleri

Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayrımı ve Hazırlanması

 

MADDE 9 - (1) Her yılın Haziran-Temmuz ayları içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilir. Bu malzeme ilgili birimlerce her türlü işlemi tamamlanmış ve bu yönergenin 12. maddesinde belirtilen uygunluk kontrolüne tabi tutulduktan sonra eksiklikleri giderilmiş olarak her yılın Haziran-Temmuz ayları içerisinde Birim Arşivleri’ne devredilir.

(2) Birimler, ellerindeki arşivlik malzemeyi Ek 2’de verilmiş olan “Birim Arşivi Devir-Teslim Formu”nu doldurarak ve bu formlar eşliğinde Birim Arşivi’ne devrederler. Birim Arşivi Devir-Teslim Formu, arşiv yetkilileri ve ilgili birimin devir-teslim işlemini gerçekleştiren görevlilerce listede yazılı bilgiler üzerinde mutabık kalındıktan sonra onaylanır.

(3) Birim Arşivi Devir-Teslim Formunda, devredilen belgelerin niteliklerini tanımlayan bölümler, belge devreden birim tarafından doldurulur. Birim Arşivi Devir-Teslim Formları, birim görevlisi tarafından doldurulduktan sonra birim sorumlusu tarafından onaylanır.

(4) Birimler, Birim Arşivi’ne devredecekleri belgeleri düzenli olarak ve her seferinde 1’ den başlayan sıra numarası vererek formlara işlerler.

(5) Arşiv ve arşivlik malzeme, Birim Arşivleri’nde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır.

(6) Birim Arşivleri’nde bulunan malzemenin kullanımını kolaylaştırmak ve yönetmek üzere Arşiv Yönetim Programında envanteri hazırlanır. Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı dâhilinde bu envanterler dosya / klasör başına bir kayıt olarak sistemde tutulur.

(7) Birim Arşivleri’nde bulunan ve belirtilen saklama sürelerini dolduran her türlü evrak üniversite Saklama Planı’nda belirtilen sürelere uygun olarak saklanmak üzere Üniversite Merkez Arşivi’ne devredilir. Birim arşivlerinde ayıklama-imha yapılmaz.

 

Merkez Arşivi’ne Devredilecek Malzemenin Ayrımı ve Hazırlanması

MADDE 10- (1) Kullanım değerini yitirmiş arşivlik malzeme Merkez Arşivi’ne devredilir.

(2) Arşiv evrakları Haziran-Temmuz ayları içerisinde devredilir.

(3) Birim Arşivleri, Merkez Arşivi’ne devredecekleri belgeleri düzenli olarak ve her seferinde (1) den başlayan sıra numarası vererek Ek 3’de verilmiş olan “Merkez Arşivi Devir-Teslim Formu”na işlerler.

(4) Merkez Arşivi Devir-Teslim Formunda, devredilen belgelerin niteliklerini tanımlayan bölümler, belge devreden Birim Arşivi tarafından doldurulur. Merkez Arşivi Devir-Teslim Formları, arşiv görevlisi tarafından doldurularak Arşiv Müdürlüğü tarafından onaylanır.

(5) Merkez Arşivi, temel çalışma kuralı olarak, aynı birimden gelen belgeleri dağıtamayacağı gibi, bu belgelerle diğer birimlerden gelen belgeleri de karıştırmayacaktır. Devredilecek malzemeler arasında fiziksel ve yapısal bakımdan farklılık varsa, bunların devir-teslim işlemi ayrı ayrı listeler halinde gerçekleştirilir.

(6) Merkez Arşivi’ne Birim Arşivleri’nden devredilen malzemenin kullanımını kolaylaştırmak ve yönetmek üzere hazırlanan envanterler Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı dahilinde güncellenir.

(7) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilecek malzeme üniversite mührü ile mühürlenir. Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı dâhilinde Merkez Arşive ait olduğunu gösteren barkot etiketleri yapıştırılır.

 

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne Belge Devri

MADDE 11 - (1) Rektörlük, kendi açısından aktif kullanım değerini yitirmiş arşiv malzemelerini Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devretmekle yükümlüdür.

(2)  Devir-Teslim işlemleri her yılın Mart ayı içinde gerçekleştirilir.

(3) Rektörlük, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredeceği belgeleri düzenli olarak ve her seferinde 1’den başlayan sıra numarası vererek Ek 4’ te verilmiş olan “Arşiv Devir–Teslim Formu”na işler. Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı’ndan alınacak raporla Arşiv Devir-Teslim Formuna eklenir.

(4) Arşiv Devir-Teslim Formunda, devredilecek dosyaların niteliklerini tanımlayan bölümler Rektörlük arşiv görevlileri tarafından doldurulur ve Arşiv Müdürlüğü tarafından onaylanır.

(5) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilecek malzemeler arasında fiziksel ve yapısal bakımdan farklılık varsa, bunların devir-teslim işlemi ayrı ayrı listeler halinde gerçekleştirilir.

 

Uygunluk Kontrolü

MADDE 12 - (1) Birim Arşivleri tarafından Merkez Arşivi’ne devredilecek belgeler, devir prosedürüne uygunluk kontrolünden geçirildikten sonra, Merkez Arşivi görevlilerince teslim alınır. Bu uygunluk kontrolü çerçevesinde;

  1. Her birimin devirleri arasında dosya numarasında bir atlamanın olup olmadığına,
  2. Dosyalar içinde bulunan evrakın en eski tarih en altta ve en yakın tarih en üstte olmak kaydıyla tarihsel sıraya konulup konulmadığına,
  3. Klasörlerin ve dosyaların/defterlerin, ciltlerin, zarfların ait oldukları birim adının, numarasının ve ait oldukları işlem yıl/yılların yazılıp yazılmadığına,
  4. Ciltlenmesi gerekenlerin ciltlenip ciltlenmediğine,
  5. Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,
  6. Sayfa ya da eklerin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır. Bir eksiklik veya kusur varsa düzeltilir.
  7. Uygunluk kontrolü, birim personeli ve bu işle görevlendirilmiş bir arşivci ile birlikte gerçekleştirilir.

Arşive Devredilmesi Gerekmeyen Malzeme

MADDE 13- (1) Üniversiteye bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve günlük iş akışı içinde sürekli olarak kullanılan materyal ve kişisel evraklar ile Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzeri malzemeler, Birim Arşivleri’ne ve Merkez Arşivi’ne devredilmezler.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Birim ve Kurum Arşivlerinden Yararlanma ve Yararlandırma

 

MADDE 14 - (1) Üniversite bünyesinde yürütülen çalışmalarda kullanılmak üzere, birimlere ait gizli belgeler hariç tüm belgelerden, Arşiv Müdürlüğü’nün akademik ve idari birim sorumlularının onayıyla yararlanılabilir.

(2) Merkez ve Birim Arşivleri’nden alınan belgeler, yalnızca kurum içinde kullanılır. Arşiv belgelerinin asılları hiçbir şekilde kurum dışına çıkartılamaz.

(3) Ek 5’de verilmiş olan “Belge Talep Formu” doldurulmaksızın üniversite Merkez ve Birim Arşivleri’nden herhangi bir belgenin nüshası verilemez.

(4) Merkez ve Birim Arşivleri’nden belge talebinde bulunan kişi veya birimlerin istedikleri belgenin arşiv referans numarasını bildirmesi zorunludur. Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı kullanılması halinde belge talebi iş akışları doğrultusunda gerçekleştirilir.

(5) Arşiv belgelerine zarar verenler, kurum malına zarar vermiş sayılırlar.

(6) Kurumun iş akışında kullanılmakta veya Birim Arşivleri’nde korunmakta olan her türlü belgeden kurum dışı yararlanma, 4982 sayılı “Bilgi Edinme Hakkı Kanunu” kapsamında özel ve tüzel kişilere tanınan haklar saklı kalmak kaydıyla mümkün değildir.

 

Arşivlerden Yararlandırma

MADDE 15 - (1) Merkez Arşivi, yalnızca üniversite bünyesinde hizmet vermek için kurulmuş olup dış taleplere cevap verebilmesi Rektörlüğün iznine bağlıdır.

 (2) Merkez Arşiv yetki ve sorumluluğundaki dokümanların aslı hiçbir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya çıkarılamaz. Gerekli durumlarda kopya nüshaları sunulmalıdır.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesinin Gizliliği ve Gizli Belgeler

 

Arşiv Malzemesinin Gizliliği

MADDE 16 - (1) Bu yönetmelik hükümlerini uygulayacak ve arşiv belgesinin toplanması ve muhafazasından sorumlu bütün görevlilerin, ellerinde biriken belgeler hakkında açıklamada bulunmalarına izin verilmez.

 

Gizli Belgeler

MADDE 17 - (1) Üretildikleri birimlerce gizli olduklarına karar verilen belgeler, Birim Arşivleri’ne ve Merkez Arşivi’ne devredildikten sonra da gizliliklerini korurlar.

(2) Belgelerin gizlilik özelliğinin kaldırılması, ilgili birimlerden alınan bilgiler doğrultusunda Rektörlük onayı ile olur.

(3) Gizli belgeler, Birim Arşivleri’ne ve Merkez Arşivi’ne teslim edildiklerinde, kendileri için hazırlanan özel bölümlerde korunur. Bu belgelere erişim, arşiv yöneticisi ve Rektörlük tarafından yetkili kılınan kişilerle sınırlıdır.

(4) Gizli belgeler, diğer belgelerden ayrı olarak ve kendileri için özel olarak düzenlenmiş formlar eşliğinde Birim Arşivleri’ne ve Merkez Arşivi’ne yerleştirilir. Bizzat Birim Arşivleri ve Merkez Arşivi yöneticisine teslim edilir.

(5) Rektörlük, Birim Arşivleri’nde ve Merkez Arşivi’nde bulunan ve gizli özellik taşıyan veya taşımayan her türlü belgeden yararlanır. Ancak, gizli belgeyi devreden birim yöneticisi, yalnızca kendi birimine ait belgelerden gereksinim duyduğunda yararlanır. Diğer birimlerin gizli belgelerden yararlanmaları ise, Rektörlüğün iznine bağlıdır.

 

 

ALTINCI BÖLÜM

Arşivin Kurum ve Yurt Dışına Çıkarılması

 

Arşivin Kurum Dışına Çıkarılması

MADDE 18 - (1) Rektörlüğe bağlı birimler tarafından üretilen ve arşiv malzemesi niteliğine kavuşmuş olan materyal, arşivlerden veya bulundukları yerlerden sergi ve benzeri bilimsel ve kültürel faaliyetler kapsamında izinsiz olarak kurum dışına çıkartılamaz. Kurum dışına çıkış izni, Rektörlük tarafından verilir.

 

Arşivin Yurt Dışına Çıkarılması

MADDE 19 - (1) Üniversite’ye bağlı akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve arşiv malzemesi niteliğine kavuşmuş olan materyal, izinsiz olarak yurt dışına çıkartılamaz. Yurt dışına çıkış izni, Üniversite senatosu tarafından verilir.

(2) Arşiv belgeleri, arşivlerden veya bulundukları yerlerden sergi ve benzeri bilimsel ve kültürel faaliyetler kapsamında, Rektörlüğün teklifi ve Dışişleri Bakanlığı’nın görüşü üzerine her türlü hasar, zarar, tehdit veya tecavüz ihtimaline karşı gideceği ülke makamlarından teminat alınmak ve sigortalanmak şartı ile Cumhurbaşkanlığı izniyle yurt dışına, geçici olarak çıkarılabilir.

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Ayıklama ve İmha İşlemleri

 

MADDE 20 - (1) Merkez Arşivi’nde uygulanacak ayıklama ve imha işlemleri, kurulacak Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından gerçekleştirilir.

(2) Arşiv malzemesi niteliğine sahip olmayan belgeleri ayıklama ve imha yöntemi 16.05.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ile 08.08.2001 tarih ve 24487 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik’in ilgili hükümlerine göre belirlenir.

(3) Akademik ve idari birimler tarafından üretilen ve arşiv malzemesi niteliğine sahip olmayan belgelerle Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne örnekleri gönderilecek olan arşiv malzemesi ayrıldıktan sonra geriye kalanlar, Üniversite Saklama Planı’nda belirlenmiş olan süreler dikkate alınarak imha edilir.

(4) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne teslim edilene kadar Merkez Arşivi’nde bulunan arşiv malzemesinin ve akademik ve idari birimler tarafından saklanan arşivlik malzemenin korunmasından ve arşivsel ilkelere uygun biçimde düzenlenmesinden Rektörlük sorumludur.

 

Ayıklama İşlemleri

MADDE 21 - (1) Akademik ve idari birimler tarafından, iş akışında aktif olarak kullanılanlarla, kanun ve diğer mevzuatlar çerçevesinde saklanması gereken evrak, aktif kullanım değeri ortadan kalkmadıkça ve mevzuatta belirlenen süreler dolmadıkça ayıklanamaz. Bunun dışında kalan evrakın ayıklama işlemleri, Üniversite Saklama Planı’nda belirlenen esaslar çerçevesinde yapılır ve bu hususta evrakı üreten birimlerin de görüşü alınır.

(2) Ayıklama işlemleri, arşiv görevlilerinin birim sorumlularına danışmaları sonucunda yapılır.

(3) Merkez Arşivi’nde belgelerin saklama süreleri Üniversite Saklama Planına göre yapılır. Belirtilen sürelerini doldurmamış belgeler üzerinde ayıklama işlemi uygulanamaz.

(4) Ayıklama işlemleri yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

(5) Üniversite Arşiv Yönergesi kapsamına giren ve kurumsal yapılanmalardaki değişiklikler nedeniyle kapatılan birimlere ait eski malzemenin ayıklama işlemleri için kurulacak Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, kapatılan birimin sorumluluklarını üstlenmiş birimden veya kapatılan birimin hizmet alanları hakkında bilgili olan görevli arasından seçilecek üyelerle kurulur.

(6) Birim arşivlerinde ayıklama işlemi -zarflar ve müsveddeler hariç- yapılamaz. Ayıklama işlemi, Merkez Arşivi’nde yapılır. Merkez Arşivi’ne devredilmesinde çeşitli nedenlerle güçlükler yaşanması durumunda ayıklama işlemi, Birim Arşivleri’nde Merkez Arşivi görevlilerince yapılabilir.

(7) Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla belirlenenler (özel mevzuat hükümlerine göre gerekli görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, Üniversite Saklama Planı’nda belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama işlemine tabi tutulamazlar.

(8) Üniversite bünyesinde bulunan eski harfli Türkçe belgeler, ayıklama ve tasnif işlemlerine tabi tutulmaksızın, mevcut düzeni içerisinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devredilir.

 

İmha İşlemleri

MADDE 22 - (1) Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’nca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre birimi, yılı, içeriği, biriminde aldığı tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl esas alınmak üzere ayrılarak tasnif edilir.

(2) İmha edilecek malzemenin özelliğine göre, üretildiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha halinde Evrak İmha Listesi hazırlanır. Arşiv Yönetim Sistemi Bilgisayar Programı kullanılması halinde program içerisinde bulunan Saklama Planı doğrultusunda ve Ayıklama-İmha modülünün iş akışları çerçevesinde imha komisyonu üyeleri imhalık belgeleri onaylarlar ve Merkez Arşiv yöneticisi de gerekli ayıklama ve imha işlemlerini yapar.

(3) İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir ve Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’nun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

(4) Kullanılmasına ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin imhası Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’nun nihai kararı ile yapılır. Ancak hazırlanan evrak imha listeleri, 16.05.1988 tarihli Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 38. Maddesi gereğince, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün uygun görüşü alındıktan sonra, Rektörlüğün onayı ile kesinlik kazanır.

(5) Rektörlük, aynı tür ve niteliğe sahip malzemeyi, birer örnek saklamak suretiyle, tür ve yılları gösteren imha listeleriyle imhaya tabi tutar.

(6) Ayıklanmaları ve imhaları onaylanan belgeler, üçüncü şahısların eline geçmeyecek şekilde imha edilir.

(7) İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, gerekli durumlarda sunulmak üzere (denetim vb.) 10 yıl süreyle saklanır.

(8) Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, çeşitli nedenlerle zamanında Merkez Arşivi’ne intikal ettirilmeyen ve korunmasına gerek olmayan malzemeyi Merkez Arşivi’ne devredilmesinden sonra imha işlemine tabi tutar.

(9) İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılır. Bu işlem üniversite arşiv görevlilerinin denetiminde yapılır.

(10) Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin (gizli belgeler vb.) imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

(11) İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kâğıtlarından ayıklanır.

(12) Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, imha işlemlerinde tereddüt ettikleri noktalarda, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün görüşünü talep eder.

(13) Elektronik ortamda üretilen evrakların, Üniversite Saklama Planı’nda belirtilen süreler sonunda Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile birlikte Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından imha işlemleri yapılır.

 

Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu

MADDE 23 - (1) Merkez Arşivi’nde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için Üniversite Yönetim Kurulu tarafından Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 33. maddesi uyarınca Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur.

(2) Kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin imhası, Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’nun nihai kararı ile yapılır.

(3) Her yıl Merkez Arşivi’nde yapılan ayıklama işlemi sonucunda Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu’na sunulan Ek 6’da verilmiş olan “Evrak İmha Formu”nda bulunan listeler için nihai karar verilir.

(4) Merkez Arşivi’nde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amiri olan Arşiv Müdürü Başkanlığında, Merkez Arşivi’nden görevlendirilecek iki memurla, ilgili birimin sorumlusu tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve deneyim sahibi iki temsilciden oluşacak beş kişilik bir Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Beş kişilik bir komisyon kurulamaması durumunda, bu komisyon en az üç kişiden oluşturulur.

(5) Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen serilere ait dosyalardan örnekleme yöntemiyle dosyalar tutar. Bunları, sürekli saklanmak üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devreder.

(6) Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin saklanmasına karar verilmiş sayılır.

(7) İmhası reddedilen malzeme sonraki dönemde Üniversite Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından yeniden değerlendirmeye tabi tutulur

 

 

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Yasal Dayanak

Çeşitli ve Son Hükümler

 

MADDE 24 - (1) Bu yönerge,

a) 28.09.1988  tarih ve 3473  sayılı  Muhafazasına  Lüzum  Kalmayan  Evrak  ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun,

b)10.10.1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun,

c) 16.05.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, hükümlerine uygun olarak hazırlanmıştır.

 

Yürütme

MADDE 25 - (1) Bu yönerge hükümlerini Üniversite Rektörü yürütür.

 

Yürürlük

MADDE 26 - (1) Bu yönerge, Üniversite Senatosu’nun onayından sonra yürürlüğe girer.

 

Bize Sorun

Üniversitemiz hakkında merak ettiğiniz veya bilgi almak istediğiniz konuları “BİZE SORUN” aracılığı ile yazılı ortamda öğrenebilirsiniz. Yapmanız gereken sadece formu doldurup göndermek.

S.S.S

Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi Vakıflar Genel Müdürlüğü tarafından 2010 yılında kuruldu. Fatih Sultan Mehmet Han Vakfı, Sinan Ağa bin Abdurrahman Vakfı, Nurbanu Valide Sultan Vakfı, Hatice Sultan Vakfı, Abdullahoğlu Hacı Abdülaziz Ağa Vakfı olmak üzere 5 kurucu vakfın gelirleri ile eğitim-öğretim faaliyetlerini sürdürüyor.

Üniversiteyle ilgili tüm soruların yanıtlarına 0212 521 81 00’dan ya da fsm@fsm.edu.tr adresine e-posta gönderilerek ulaşılabilir. Ayrıca sosyal medya hesaplarından da tüm sorular yanıtlanıyor.

Fatih Sultan Mehmet Vakıf Üniversitesi’nde eğitim dili Türkçedir. İslâmi İlimler Fakültesi’nde eğitim dili Arapça, Mimarlık ve Tasarım Fakültesi, Mühendislik Fakültesi ve Psikoloji Bölümünde ise %30 İngilizcedir.

Eğitim ücretlerindeki artış Tüketici Fiyat Endeksi (TÜFE) ve Üretici Fiyat Endeksi’ne (ÜFE) göre belirlenmektedir.

Öğrencilerin derslerin tamamına devam etmesi esastır. Teorik derslere %70, uygulamalı ve laboratuvar derslerine %80 devam etmek zorunludur.

Üniversitede çift anadal programı mevcuttur. Öğrenciler çift anadal programına, eğitim gördükleri anadal lisans programında en erken üçüncü yarıyılın başında, en geç ise beşinci yarıyılın başında; anadal ön lisans programında en erken ikinci yarıyılın başında, en geç ise üçüncü yarıyılın başında başvurabilir. Öğrencinin çift anadal programına başvuru yapabilmesi için anadal programında aldığı tüm dersleri başarıyla tamamlamış olması, başvurusu sırasındaki genel not ortalamasının 4.00 üzerinden en az 3.00 olması, anadal programının ilgili sınıfında başarı sıralaması itibarı ile en üst %20 içerisinde bulunması ve başvurulan programın varsa özel koşullarını (yabancı dil yeterliliği, başarı sıralaması koşulu gibi) sağlaması gerekmektedir. Çift anadal programına kabul edilen öğrencilerden ayrıca bir ücret alınmaz. Ancak anadal programından mezun olduktan 2 yıl sonra ÇAP programındaki öğrenimini tamamlayamayan öğrencilerden ÇAP programının kalan öğretim süresinin ücreti alınır.

Üniversitede güz ve bahar yarıyıllarına ilave olarak yaz okulu açılabilir. Yaz okulu süresi kayıt ve sınav dönemleri hariç 7 haftadır. Yaz okulunda açılacak derslere kayıt yaptırmak, öğrencinin isteğine bağlı olup zorunlu değildir. Yaz okulu ücretleri, alınacak olan dersin AKTS değeri ile birim AKTS ücretinin çarpımı ile belirlenmektedir.

Üniversitemizde öğrenciler, kurum içi yatay geçiş ile bölüm değiştirebilmektedir. Kurum içi yatay geçiş iki şekilde yapılmaktadır. 1. Merkezi Yerleştirme Puanı ile: Başarı koşullarına ve program eşdeğerliliğine bakılmaksızın, öğrencinin üniversitemize kayıt yaptırdığı yıl aldığı puanlara göre yapılan değerlendirmedir. Kayıt olduğu yıl alınan merkezi yerleştirme puanları, yatay geçiş yapmak istenilen programın o yıl oluşan taban puan türüne eşit ya da yüksek olmalıdır. Taban puanı yeterli olan her programa yatay geçiş için başvuru yapmak mümkündür. 2. Ağırlıklı Genel Not Ortalaması İle: Öğrenciler, kayıtlı oldukları bölümlerin eşdeğeri olan bölümlere kurum içi yatay geçiş için başvurabilirler. Kurum içi yatay geçiş için öğrencilerin, kayıtlı olduğu programda aldıkları tüm derslerden başarılı olmaları ve bitirmiş olduğu dönemlere ait genel not ortalamasının 4.00 üzerinden en az 2.00 olması şarttır. Ön lisans diploma programlarının ilk yarıyılı ile son yarıyılına, lisans diploma programlarının ilk iki yarıyılı ile son iki yarıyılına yatay geçiş yapılamaz. Kurum içi yatay geçiş yapan öğrenci mevcut bursundan yararlanamaz. Ancak kurum içi yatay geçiş yapan öğrencilerin, ilgili puan türündeki taban puanı, başvuru yaptığı programın Üniversiteye Giriş Bursu dilimlerinden herhangi birine yeterli gelmesi halinde, ilgili burs diliminden faydalanır.

Öğrencilerin, akademik ve idari personelin eğitim ve araştırma ihtiyacını karşılamak amacıyla üniversitede 6 kütüphane mevcuttur. Merkez kütüphane Türk Hava Yolları Kütüphanesi adıyla Topkapı Yerleşkesi’nde yer alıyor. Tüm yerleşkelerdeki tam donanımlı kütüphanelerde farklı dillerde toplam 90 bin kitap, 245 bin elektronik kitap, yüzlerce dergi, veri tabanı, günlük gazete ve film arşivi kullanıcılara sunuluyor. Kütüphanelerde ağırlıklı olarak Türkçe, İngilizce, Fransızca, Almanca, İtalyanca ve İspanyolca yayınlar mevcut. Kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarını mümkün olan en kısa sürede ve en üst düzeyde karşılamak, eğitim-öğretim ve bilimsel araştırma-geliştirme faaliyetlerinin alt yapısını oluşturmak amacıyla kütüphanelere satın alma ve bağış yoluyla eserler kazandırılıyor. Üniversite bünyesinde koleksiyon eserler de bulunuyor. Kaynaklar açık raf sistemiyle kullanıma sunuluyor. Kaynakların ödünç verilmesi, kitap siparişi gibi hizmetler profesyonel bir kadro tarafından yönetiliyor. Kütüphaneler sınav dönemlerinde 7/24 hizmet veriyor.

Öğrenciler bilgisayar laboratuvarları ve kütüphanelerdeki bilgisayarlar aracılığıyla internetten yararlanıyor. Ayrıca tüm yerleşkelerdeki kablosuz ağ bağlantısıyla da her yerden internete erişim sağlanıyor. Öğrencilerin baskı ihtiyaçlarını karşılayacak fotokopi merkezleri de yerleşkelerde hizmet veriyor.

45 öğrenci kulübü var. Kültür, sanat, spor, bilim alanlarında faaliyet gösteren kulüplerde sempozyumlar, konferanslar düzenleniyor, sosyal sorumluluk projeleri geliştiriliyor, ilgi alanlarına yönelik kurslar açılıyor.

Üniversiteye bağlı öğrenci yurdu bulunmuyor. Üniversiteye şehir dışından gelen öğrencilere tanıtım günlerinde, üniversiteye yerleşen öğrencilere kayıt döneminde yurtlarla ilgili bilgilendirme yapılıyor ve öğrenciler kurumsal yapıya uygun yurtlara yönlendiriliyor.

Tüm yerleşkelerde yemekhane ve kantin mevcuttur. Yemekler temizlik ve hijyen kuralları gözetilerek gıda mühendisinin ve sağlık personelinin gözetiminde usta aşçılar tarafından pişiriliyor. Öğrenciler ücret karşılığında yemekhane ve kantinden yararlanabiliyor.

Üniversitemiz uluslararası denkliğe sahiptir. Tüm mezun öğrencilere aldıkları derslerin ve notlarının Avrupa Eğitim Sistemindeki karşılığını gösterir nitelikte Diploma Eki düzenlenmektedir.

Değişim programı süresi içinde öğrencinin üniversitedeki kaydı devam eder ve bu süre öğretim süresinden sayılır. Öğrencinin değişim programında aldığı derslerin intibakları, kayıtlı olduğu birimin yönetim kurulu kararı ile yapılır.

Uluslararası öğrencilerin kabulü, ilgili mevzuat hükümlerine göre yapılır. Hangi programlara yurt dışından öğrenci kabul edileceği, bunların kontenjanları, başvuru tarihleri ve ödeyecekleri ücretler Senato kararı ve Mütevelli Heyet onayı ile belirlenir. Detaylara iro.fsm.edu.tr/ adresinden ulaşılabilir.